Rapport valgkomiteen 2020

Valgkomiteen ble valg inn av studentparlamentet den 26.02.2020. Studentparlamentet valgte Christian Hjelle som leder, Alva Amalie Eide som medlem og Amalie Skaiå Larsen som internt medlem.

Valgkomiteen har som oppgave å rekruttere og innstille på kandidater til arbeidsutvalget, UiS-styret, Kontroll- og kvalitetskomiteen og Fadder ved faddersjef, nestleder organisatorisk og nestleder event. Valgkomiteen skal intervjue kandidatene og på andre måter skaffe et best mulig beslutningsgrunnlag for sin innstilling. Dybdeintervjuer har blitt supplert av kandidatskjema, CV, referansesjekk og eventuell ekstra korrespondanse med kandidatene. På grunnlag av situasjonen med korona har valgkomiteen arbeidet gjennom de digitale plattformene Teams og Zoom. Dette har vært krevende til tider, men arbeidet er blitt utført etter beste evner.

Valgkomiteen startet arbeidet med å lage en plan som inneholdt markedsføring, rekruttering, dybdeintervju, caser til intervju, referansesjekk og seleksjon til innstillinger. Med tanke på markedsføring og rekruttering har valgkomiteen benyttet sosiale medier som Facebook og Instagram, samt benyttet hjemmesiden til StOr. Under denne markedsføringen har vi lagt vekt på hva vervet inneholder og spesielt hvilket utbytte man kan få, deriblant at alle verv er honorert/lønnet. Denne markedsføringsstrategien har gitt god oppslutning på antall søkere til de forskjellige vervene sammenlignet med tidligere år. Totalt hadde valgkomiteen 22 søknader fra 20 kandidater. I tillegg var det noen kandidater som trakk sitt kandidatur, som ikke er tatt med i statistikken.   

I år har valgkomiteen valgt å benytte seg av et kandidatskjema som inneholdt følgende punkter:

• Personopplysninger som navn, mobilnummer, studentnummer og mail
• Hvilket verv er du interessert i / stiller til?
• Relevante erfaringer til vervet
• Utdypende om kandidatens motivasjon
• Målsettinger for perioden
• Hvilken utfordring ser du for deg at du kommer til å møte på i dette vervet?
• Hvorfor bør du bli valgt til dette vervet?
• Navn og kontaktinformasjon til eventuelle referanse(r)
• Eventuell informasjon som kun skal deles med valgkomiteen

Søknadsfristen var den 14. april for alle verv/stillinger i studentorganisasjonen. Personer som ikke har søkt innen denne fristen er ikke blitt vurdert av valgkomiteen.

Neste steg i prosessen var å gå igjennom alle kandidatskjemaer og CV-er, før valgkomiteen intervjuet alle kandidater over Zoom. Alle kandidater som har søkt verv i studentorganisasjonen (Fadder, arbeidsutvalg, kontroll- og kvalitetskomitéen og UiS-styret) er blitt intervjuet, noe som er i henhold til valgkomiteens tolkninger av vedtektene. I tillegg har valgkomiteen i henhold til vedtektene tilstrebet kjønnsfordeling og representasjon fra flest mulig fakulteter der det er mulig. Intervjuene pågikk i mellom 40-70 minutter hvor valgkomiteen gjennomførte et semistrukturert intervju basert på intervjuguider tilpasset til hvert enkelt verv som var utarbeidet i forkant. Alle kandidater fikk forskjellige caser utdelt på forhånd tilpasset til hvert enkelt verv, der valgkomiteen valgte å fordele casene basert på hvilke verv man søkte til. Søkere til universitetsstyret og arbeidsutvalget fikk ca. 48 timer på å løse casene, mens de andre fikk lenger tid.

Caser for Fadder:

• Lag ditt festivalprogram! Fokus skal være å få flere studenter til å delta i Fadderuken. Forklar programmet ditt opp mot dette fokuset. (Oppfølgingsspørsmål: Inkludering av linjeforeninger og engasjertmiljøet)
• Lag et veldig enkelt budsjett som samsvarer med ditt festivalprogram. (Oppfølgingsspørsmål om hva som skjer hvis hovedsponsor trekker seg e.l.)

Caser for Kontroll- og kvalitetskomitéen:

• Gå igjennom ett eller flere av styringsdokumentene til StOr og løft ett eller flere punkter du mener har forbedringspotensial.

Caser for arbeidsutvalget og universitetsstyret:

• Trekk frem noen punkter fra SHoT-undersøkelsen i 2018 du vil satse på i din periode i stillingen/vervet. Hvilke tiltak mener du kan bidra til å videreutvikle studentkvaliteten?
• Sett deg inn i UiS sitt tillitsvalgsystem. Forbered tre punkter som du ønsker å forbedre med systemet, og begrunn hvorfor.
• Sett deg inn i den foreløpige campusutviklingsplanen. Forbered tre punkter fra planen som du mener er viktigst for utviklingen fremover, og begrunn hvorfor. Forbered eventuelt ett punkt som du mener bør endres i det foreløpige forslaget.

Casene var et godt hjelpemiddel for valgkomiteen, og det var særlig her et skille mellom de ulike kandidatene ble tydelig. I tillegg ble kandidatene presentert for fiktive situasjoner som de måtte løse underveis i intervjuet, noe som gav et nyttig innblikk i kandidatenes refleksjonsevne.

Valgkomiteen har tatt referansesjekk på alle kandidater som komitéen mener er aktuelle for vervene, i tillegg til personer der valgkomiteen behøvde supplerende informasjon. Valgkomiteen har også har også tatt høyde for følgende punkt i vedtektene: «Studenter ved UiS kan velges til StOrs organer, dersom de har betalt semesteravgift i det semesteret de stiller til valg. Personer kan stille til gjenvalg i Arbeidsutvalget, når vedkommende har sittet i heltids verv det gjeldende året».

Valgkomiteen har valgt å offentligjøre kandidatskjema til personer som stiller til valg for arbeidsutvalget og universitetsstyret. Dette er fordi vi har stilt høyere krav i prosessen til disse vervene, samt at valgkomiteen har fått oppgitt at det er flere kandidater som stiller til valg vedrørende disse vervene.  I tillegg har alle kandidater blitt ringt av medlemmer i valgkomiteen, uavhengig av om de har blitt innstilt eller ikke. 

En stor fordel med årets valgkomité var at arbeidsgruppen hadde mye ulik erfaring fra studentorganisasjonen. Det anbefales at dette hensynet tas med videre, og at det fremover også settes sammen en valgkomité som kan utfylle hverandre basert på erfaringer. Dette gjør det enklere å ha forståelse for hva de ulike vervene innebærer og gjennomføre grundige og veloverveide innstillinger. StOr har vært tydelige på at de ønsket at valgkomiteen skulle heve kvaliteten på valgkomitéarbeidet fra tidligere år. I år har valgkomiteen lagt ned mye tid og arbeid, hvor vi anslagsvis til sammen har brukt 198 arbeidstimer. Vi har vært opptatt av å være grundige i arbeidet vårt, samtidig som vi har verdsatt effektivitet, og tatt (litt for) få pauser. Valgkomiteen 2020 mener at det er viktig med en grundig prosess, men at det da er hensiktsmessig at fremtidige valgkomiteer blir honorert.

Vi vil takke for god oppfølging fra organisasjonskonsulenten i StOr, Mikael Johnsen.

Takk for at vi fikk tilliten til å være en del av et så viktig organ.

Stavanger, 03.05.2020

Christian Hjelle                     Alva Amalie Eide                  Amalie Skaiå Larsen